Desenvolvimento pessoal

Como você administra o seu tempo?

Convido você para uma uma conversa franca consigo mesmo sobre autoavaliação da gestão de tempo. Portanto, abra sua mente e seu coração, livre-se de seus julgamentos, crenças e cobranças internas e seja honesto. Um bate papo com a pessoa mais importante nesse momento: Você! 

O que vem à sua mente quando você pensa sobre administração de tempo?

A resposta é essa mesma que veio primeiramente à sua mente. É comum você parar para refletir e pensar, mas tente não racionalizar. 

Pronto para começar a entender mais sobre este tema?

Esferas comuns em nossa vida

Para início de conversa gostaria de te apresentar estas esferas comuns em nossa vida e cada uma delas tem um grau de valor que atribuímos a elas. São elas:

A esfera da importância

A esfera a ser priorizada é aquela que contém as atividades verdadeiramente importantes em sua vida, são aquelas que trazem os resultados mais efetivos. Nela, estão as ações que, feitas hoje, fazem diferença no seu trabalho, na sua comunidade e para as pessoas que vivem com você, ou seja, fazem diferença em sua vida.

Quando você tem sua vida baseada na Esfera da Importância, está andando pela estrada que o levará ao ponto onde você quer chegar. Cada ação importante que é realizada, proporciona uma sensação de dever cumprido.

Sabe aquele dia que, mesmo cansado e sem disposição, você vai à academia, vai pedalar de bicicleta, correr ou caminhar? O que você sente depois desta realização? Independentemente do cansaço, surge uma sensação de paz com a consciência, porque você sabe que fazer exercícios é importante para seu bem-estar e sua saúde.

Os exemplos de atividades importantes são os mais diversos – cada pessoa tem as suas. Podemos citar atividades como:

  • Prevenção de problemas,
  • Lazer,
  • Exercícios físicos,
  • Equilíbrio dos quatro corpos (físico, mental, espiritual e emocional),
  • Atendimento a clientes importantes,
  • Estabelecimento de parcerias,
  • Ouvir as pessoas,
  • Dedicar tempo à equipe,
  • Brincar com o filho,
  • Levar flores para a esposa,
  • Enviar um e-mail aos amigos,
  • Meditar,
  • Fazer orações,
  • Ajudar o próximo,
  • Sorrir,
  • Etc.

Muitas pessoas têm dificuldade em definir o que é importante, logo, perdem-se e acabam adotando situações secundárias como importancias principais – e se frustram com o resultado obtido, porque acham que estão priorizando as ações certas, quando, na verdade, nem sabem que se dedicam às erradas.

A linha pode ser tênue. Por essa razão, o fundamental é olhar para dentro de si. Você precisa entender o que de fato é importante para si mesmo.

A esfera da urgência

Urgente é toda tarefa que deve ser feita imediatamente, que gera algum tipo de problema se não for executada. Uma tarefa urgente não tem prazo, ela tem que ser feita já!

A Esfera da Urgência requer pouca explicação. A maioria de nós sabe exatamente o que é urgente, pois vivenciamos isso todos os dias. O mundo globalizado é dependente da urgência. O verbo “correr” deve ser um dos mais conjugados nos dias de hoje.

O pior é que, muitas vezes, você busca isso de maneira inconsciente. Às vezes, olha para uma tarefa importante na agenda e pensa: “Isso ainda tem tempo para ser feito, então, vou fazer depois”, e aí, só realiza aquela tarefa quando vem a cobrança e a pressão. É o que chamamos de administração do tempo pelo grito! Quando as urgências começam a gritar é que as prioridades aparecem.

Vamos refletir um pouco?

Qual o percentual de seu tempo gasto na Esfera da Urgência? Se ela for a maior das três esferas, não fique triste nem decepcionado. Esse problema não é exclusivamente seu. Pesquisas mostram que o brasileiro tem um volume grande de urgências.

O maior problema da urgência é que ela está tão enraizada no nosso padrão de vida que já se tornou algo normal e não uma exceção, como deveria ser. No Brasil, é comum o hábito de deixar tudo para a última hora. É algo cultural.

A urgência é bem-vista no mundo moderno. Vamos ser sinceros. É muito legal alguém chegar com aquele problema de última hora, olhar na direção da sua mesa e pedir sua ajuda. Você se sente útil, capacitado, importante e seguro. Assim que você resolve, a sensação é melhor ainda, você se sente um super-herói.

Muitas pessoas acreditam que é esse tipo de urgência que segura o emprego, que traz resultados, que propicia as promoções. Mas, na verdade, ele interrompe o seu dia, atrasa as tarefas importantes, faz você ficar até depois do expediente, trabalhar em casa, e não estou falando do Home office mas o trabalho extra além do seu contrato de trabalho, o que te leva a se afastar das pessoas importantes de sua vida, ter dores de cabeça, gastrite, infarto, problemas psicológicos e até outros piores.

Algumas pessoas utilizam a urgência como uma fuga de seus problemas pessoais. Quando estão resolvendo questões urgentes, ficam tão focadas que se esquecem das contas que têm a pagar, da barriga que não conseguem perder, do filho que está com sérios problemas. Por isso, preferem ficar no trabalho até tarde atendendo às urgências.

Um erro muito comum é definir as urgências como prioridades. Assim, muitos se preocupam em priorizar as coisas urgentes, mas acabam sempre deixando as mais importantes de lado. Aí está o que chamamos de “Lado Negro da Força Produtiva”. As pessoas perdem tempo demais com as coisas urgentes, achando que estão atendendo às prioridades, mas, ao longo do tempo, são tomadas por um sentimento de perda. Lembram da tarefa importante que, mais uma vez, adiaram e se sentem frustradas, estressadas, ansiosas, agitadas, andando pela estrada errada da vida.

Você pode notar que itens importantes têm prazo para serem feitos, nunca são urgentes. Por exemplo, ir ao cardiologista ou outro especialista médico para um check-up é uma tarefa importante a ser cumprida em um determinado dia do mês, marcada com antecedência. Afinal de contas, você conhece algum cardiologista que marca consulta para o mesmo dia? Agora, se você tem um infarto, sua consulta ao cardiologista passou a ser urgente. Nesse caso, uma tarefa importante pode se tornar urgente se não for feita no tempo previsto.

Não existe alguma coisa que seja importante e urgente ao mesmo tempo. Se for importante, tem prazo, não gera estresse, não exige atenção imediata. A tarefa urgente pode ter sido importante um dia, mas, a partir do momento que foi adiada, deslocou-se sozinha para a Esfera da Urgência.

Quando você separa essas esferas, você tem clareza e sabe exatamente como seu tempo está sendo utilizado. 

A esfera das circunstâncias

A esfera que exige maior preocupação e atenção é a das circunstâncias. A definição para circunstâncias é qualquer tipo de atividade que você é levado a fazer em função de uma situação, condição, ambiente ou de outra pessoa – independentemente da sua vontade.

Uma boa analogia de circunstância é uma visita inesperada. Ela chega sem avisar, coloca-o numa saia justa, você evita ser indelicado, mas, na verdade, quer mesmo é que ela vá embora. Aceita a situação por educação ou amizade. Ela gasta seu tempo e, no fim, você acaba ficando irritado por ter engolido sapo.

Podemos comparar a vida a um avião. Quando está a bordo de uma aeronave, você pode assumir duas posições: piloto ou passageiro. Se você é o passageiro, alguém está levando você para uma direção e você pouco pode fazer para mudar isso. Ou seja, ele tem controle dos seus caminhos. Neste caso, você está sendo totalmente guiado pelas circunstâncias. A outra posição é a de piloto. Nela, você assume o controle do avião e leva-o para onde quiser. Você escolhe o caminho, a velocidade, a direção. Está indo para seu objetivo. Você não é o escravo das condições, mas, sim, o mestre das suas escolhas e destino.

Você deixa as circunstâncias tomarem conta de sua vida quando está na posição de passageiro e permite que a vida faça as escolhas por você, que os outros decidam seus caminhos, que as situações exijam uma reação. Por isso, a Esfera das Circunstâncias é a mais perigosa de todas. Nela, você está colocando sua vida e seu destino nas mãos da sorte, do que der e vier.

Veja, aqui, algumas características comuns de tarefas que estão na Esfera das Circunstâncias:

  • Podem ser importantes ou urgentes para outras pessoas, mas nunca para você;
  • São coisas que você faz em excesso e o levam a perder tempo desnecessariamente;
  • Estão contra sua plena vontade. Você aceita por educação, por condições ou por medo de dizer ‘não’;
  • Não geram resultados;
  • Geram sensação de insatisfação, angústia, saturação, cansaço e decepção.

Alguns exemplos de tarefas circunstanciais são:

  • Aquela pessoa que liga no meio do expediente para vender seguro de vida para seu cachorro e não quer desligar;
  • A conversa sem fundamento na copa da empresa;
  • O relatório para seu gestor que nunca será utilizado;
  • A perda de tempo com a leitura de e-mails desnecessários;
  • Aqueles pedidos para os quais você não consegue dizer ‘não’ e muitos outros.

É claro que alguns desses exemplos podem variar de esfera conforme a sua interpretação. Por exemplo, passar o dia no shopping pode ser uma tarefa importante de lazer para você e uma total perda de tempo para outra pessoa. O principal é descobrir o que essa tarefa representa para você e em que esfera ela se situa.

Não é fácil ficar fora das tentações das circunstâncias. Elas sempre parecem uma forma fácil e, às vezes, até divertida de se levar a vida. Mas, quando ficamos presos ao círculo vicioso das circunstâncias, deixamos as coisas importantes de lado. Será que não está na hora de começar a controlar de verdade a sua vida? De assumir a posição de piloto?

Você já sabe como se relaciona com o seu tempo? Faça uma reflexão de onde você pode melhorar para equilibrar suas tarefas, produzir mais, viver com melhor qualidade e ser o protagonista do seu tempo.

Se você precisar de ajuda para conhecer mais as três esferas de forma personalizada: importância, urgência e circunstância e mapeá-las individualmente para você, é só entrar em contato comigo. 

Aprender como organizá-las na sua vida pessoal e profissional vai fazer muita diferença em sua vida e vai ajudá-lo a encontrar o seu próprio jeito de gerenciar o seu tempo.

Aproveite a experiência!

Juliane Figueiredo

Psicóloga

CRP 02-15884

Referência:

  1. Curso Gestão do Tempo do portal de Universidade Corporativa Unindústria SESI SENAI, 2020.
Juliane F da S Figueiredo
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